Januari 2017

Mark Hendrikx is gevraagd om zorgaanbieder NOVIzorg als projectleider te begeleiden naar zelfsturende... Lees meer

Twitter

Out-of-the web management

Praktische handvatten voor structurele flow

Je kent het wel. Je zit een dag met je collega's op de hei en de gespreksleider raakt een aantal zaken die jullie allemaal heel belangrijk vinden maar die in de drukke waan van de dag nooit expliciet worden besproken. Mensen moeten meestal eerst even over een drempeltje heen, maar vinden het uiteindelijk heerlijk om met elkaar de diepere lagen van het werk te bespreken, om echt te zeggen wat ze vinden, om gehoord te worden en om zaken met elkaar te delen. Dat leidt tot een goed gevoel, een boost in de teamspirit en een 'vruchtbare' energie. Na een paar dagen verdwijnt deze energie meestal als sneeuw voor de zon. Out-of the web biedt handvatten om dat te voorkomen; handvatten voor structurele flow!

Er zijn twee grote verschillen tussen zo'n dagje op de hei en de dagelijkse waan van de dag. De eerste is dat we op de hei vaak uitgenodigd worden en over de drempel worden geholpen om de diepere lagen met elkaar te bespreken; de dingen die ons echt bezig houden, die we belangrijk vinden, waar we mee zitten en die ons functioneren belemmeren. Het tweede is dat we daar dan ook de tijd en de ruimte voor nemen. Het bereiken van de juiste diepgang gaat vaak gepaard met het uitwisselen van elkaars beleving, nuances en gevoelens en dat kan niet in een ingelast tussendoor-uurtje.

Ik ben gevraagd als begeleider van een heisessie van een gemeente. Ik neem me voor om goed te 'roeren' in de diepere lagen. Al snel geven sommige mensen op kwetsbare wijze aan het moeilijk te vinden om regie te pakken in de complexe arena waarin ze actief zijn. Anderen geven aan geen goed gevoel te hebben bij de werkwijze van het team en er is iemand die zich niet gehoord voelt. Sommigen geven aan het lastig te vinden om met bepaalde collega's op één lijn te komen. Anderen bespreken hun faalangst bij specifieke situaties en ga zo maar door.

In een tijd waarin processen snel en vluchtig zijn vinden mensen vaak niet de knoppen om het hier met elkaar over te hebben. Ook ervaren ze niet de rust en de ruimte om dat te doen. Dat is jammer want voordat je het weet ontstaat er een 'oppervlakkig klimaat'. Een klimaat waarin 'het niet stroomt', waarin de energie van mensen 'binnenboord' blijft, waarin ze plichtmatig hun ding doen en waarin ze elkaar nauwelijks stimuleren en motiveren. Een klimaat ook waarin mensen alleen op rationeel en instrumenteel niveau aansluiten op de hogere doelen van de organisatie.

Ruimte creëren voor de kwetsbare diepere lagen

De winst van de heisessie bij de gemeente is dat mensen zich gehoord voelen en dat ze elkaar echt begrijpen. De inhoud is besproken vanuit de beleving van de mensen. Hoe kijk jij daar naar? Waar ben jij bang voor? Waarom denk jij dat het niet werkt? Hoe zou jij dat aanpakken? Hoe kan ik jou helpen? Doordat mensen over de drempel heen worden geholpen en er voldoende tijd en ruimte is om dit soort fundamentele en tegelijkertijd kwetsbare zaken gericht met elkaar te bespreken, laten ze het achterste van hun tong zien. De klinische en rationele oppervlakkigheid maakt plaats voor diepgang en kwaliteit. Mensen krijgen een gevoel bij de doelen en bij de kansen en valkuilen daarvan, ze krijgen een gevoel bij elkaars wensen en weerstanden en bij hun rol in het grotere geheel. Aan het einde van zo'n dag voelen mensen zich als wezenlijke schakel van het team verantwoordelijk voor de doelen èn mede-'probleemeigenaar' voor het bereiken ervan. De weg voor betrokkenheid, zelfsturing, motivatie en samenwerking is geplaveid.

Dat deze vruchtbare energie meestal na een paar dagen verdwijnt zegt veel over hoe we ons 'systeem' hebben ingericht. Dit systeem is verworden tot een beheersmatig web met oneindig veel structuren, regels, wetten, protocollen en de omslachtige culturen die hieruit voortkomen. Stuk voor stuk zaken die mensen afleiden van de belangrijke 'diepere lagen'. In zo'n web hebben de mensen hun handen vol aan het hanteren en bedienen van de vele regels en structuren en is er weinig tijd voor echte diepgang. In zo'n web zijn overlegmomenten beperkt tot een uurtje hier en een uurtje daar. In zo'n uurtje worden er wilde plannen gesmeed, worden er SMART doelen vastgesteld en worden er concrete afspraken gemaakt. Het klinkt héél methodisch en efficiënt maar vaak blijkt dat zo'n oppervlakkig bouwwerk snel in elkaar stort omdat mensen er simpelweg te weinig gevoel bij hebben. Er wordt te weinig tijd gepakt om de 'algemene' rationele en instrumentele kaders in te laten dalen naar het gevoel en de eigen belevingswereld van de mensen. Het is dan ook niet verwonderlijk dat ca. 70% van verandertrajecten bij dienstverlenende organisaties mislukt. Betrokkenheid en passie laten zich niet louter sturen door rationele afspraken. Hoe logisch ze ook zijn!

Out-of the web: constante participatie

Out-of-the web werken is eigenlijk niet meer of minder dan op de werkvloer voortdurend tijd en ruimte inbouwen om doelen, opdrachten, taken en werkopvattingen met elkaar te delen en te doorleven. Het gaat om constante 'participatie' en 'eigen inbreng', niet alleen op de hei, maar als onderdeel van het gewone werk. Zo sturen de leidinggevenden van de gemeente sinds de heisessie 'going concern' op het met elkaar doorleven van de diepere lagen. Bij lastige situaties, complexe projecten, moeilijke afwegingen en bij 'gewone' werkbesprekingen wordt voortaan altijd tijd en ruimte genomen om de 'drempel te slechten' en het onderwerp vanuit de diepere beleving van de mensen te benaderen. De leidinggevenden maken hierbij gebruik van hulpvragen onder de zeven out-of-the web iconen 'rust, ruimte en focus', 'herken het web', 'essentie', 'regie', 'verbinding', 'medestanders' en 'kompas'. Deze hulpvragen sturen een gesprek gericht naar de kern of de essentie van het probleem. Dat voorkomt dat dergelijke sessies uitmonden in een soort Poolse landdagen.

Blokken

Bij de mensen die het lastig vinden om regie te behouden zijn vooral de hulpvragen onder het regie-icoon besproken. Allereerst zijn hierbij de 'normale' relevante rationele vragen gesteld: Wat is mijn taak binnen deze context? Wat is mijn rol? Wat wordt van mij verwacht? Daarnaast kwamen de belangrijke - vaak vergeten - diepere lagen aan bod: Begrijp ik waar het precies om gaat, snap ik de inhoud wel echt en weet ik welke belangen er spelen? Hoe voelt het, wat vind ik hier eigenlijk van, hoe ga ik hier in staan en wat wordt mijn tactiek? Wat kan ik binnen deze situatie zélf beïnvloeden en wat niet? Welke prioriteiten stel ik hierin en hoe communiceer ik dat met andere belanghebbenden? Door deze vragen met elkaar te bespreken en te doorleven komen de mensen méér en méér los. Het begint dan te stromen en de mensen krijgen méér gevoel bij hun rol en positie in het grotere geheel. Ze overzien 'de arena' en ze zijn in staat om grenzen aan te geven en die ook te beargumenteren. Dat geeft de mensen aan de ene kant energie (ik sta zelf aan het roer) en aan de ander kant rust (ik heb overzicht en laat me niet gek maken). Ze krijgen hierdoor meer grip op hun eigen rol en situatie. Deze relatief korte werkbespreking is qua gevoel en opbrengst vergelijkbaar met de heisessie.

Diepgeworteld commitment

Organisaties die het durven in de dagelijkse waan van de dag ruimte in te bouwen om de diepere lagen met elkaar te doorleven, creëren een klimaat waarin mensen méér besef en gevoel hebben bij waar ze nu eigenlijk mee bezig zijn en waar dat toe moet leiden. Het gaat uiteindelijk om de doelen! Hierdoor worden mensen als vanzelf kritisch op niet functionele regels en structuren en voelen ze zich verantwoordelijk. Ze komen uit hun hokje en zoeken afstemming omdat ze hun collega's nodig hebben. Het altijd ruimte creëren voor diepgang en doorleven kost méér tijd dan zogenaamd efficiënt rationeel en instrumenteel vergaderen maar deze tijd wordt ruimschoots ingehaald en terugverdiend omdat mensen en groepen veel zelfstandiger worden, omdat ze zich 'probleemeigenaar' voelen, omdat er flow en dynamiek ontstaat en omdat er sprake is van een 'diep geworteld' commitment op weg naar het realiseren van de organisatiedoelen!

Méér informatie over out-of-the web: Mark Hendrikx, 06 - 54 27 00 04

Werkgebieden